Menu Espace Membre

Assemblée générale

Je suis présidente du conseil syndical de ma copropriété et ma question est la suivante :
nous avons reçu notre convocation pour l'assemblée générale qui se tiendra le 31 janvier 2017, le problème est que l'extrait de compte joint à celle ci n'est pas celui de notre copropriété.
Est ce un motif légal pour faire annuler et reconvoquer une nouvelle assemblée générale ?
Aussi, pouvons nous à cette occasion demander au syndic de joindre nouveau contrat de syndic afin de mettre un nouveau point à l'ordre du jour, celui du vote d'un changement de syndic étant donné que nous rencontrons de nombreux problème avec celui qui est en place actuellement ?

REPONSE

Aux termes de l’art. 11 § I-1 du décret du 17 mars 1967, l’état financier du syndicat des copropriétaires doit être notifié « au plus tard en même temps que l’ordre du jour ».
Par recoupement avec l’art. 13 du même décret, la jurisprudence en a déduit que l’irrégularité des notifications de ces documents entraîne la nullité des décisions prises par l’assemblée (depuis Cass. 15 janvier 1980, qui n’a pas varié…) peu important que les copropriétaires aient été informés par d’autres voies ou que l’absence de notification ne leur cause aucun préjudice (Cass. 3e civ. 14 janv. 1998 et s.).
Mais attention, cela ne signifie pas que l’AG toute entière serait nulle.
La jurisprudence précise en effet que ne sont annulées que les décisions impactées par la notification carentielle.
 
Donc, vous pourriez valablement délibérer sur les autres points à l’ordre du jour (ce qui peut être utile en cas d’urgence) à l’exception de ceux relatifs aux finances du syndicat.
Ces éléments sont toutefois suffisamment graves pour que l’assemblée soit ajournée.
Une timide jurisprudence (consacrée par la Cour de cassation mais plus ou moins suivie par les juridictions de premier degré) fait peser sur le syndic la responsabilité, et par conséquent les frais, d’une assemblée irrégulièrement convoquée.
 
Vous pouvez donc valablement, à mon sens, mettre en demeure le syndic d’ajourner l’assemblée générale ou, à sa convenance, en convoquer une seconde (extraordinaire) à ses frais, appelée à voter sur les questions financières (approbation des comptes n-1, vote du budget prévisionnel).
Dans les deux cas, annexez à votre demande une proposition du syndic concurrent que vous aurez préalablement choisi, pour additif à l’ordre du jour de l’assemblée, ordinaire ou extraordinaire, à convoquer.
 
Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.
Notre syndic a convoqué une AG sans consultation du Conseil Syndical.
Deux points principaux à l'OJ : l'approbation des comptes et le renouvellement de leur contrat.
Visiblement, sachant que nous ne sommes pas satisfaits d'eux, ils tentent un passage en force. Aucun autre contrat de syndic n'a donc pu être ajouté.
Quelles solutions s'offrent à nous s'ils refusent notre demande d'annulation? J'ai bien peur que si nous ne nous présentons pas (solution préconisée par un copropriétaire), leur contrat se terminant à la date de l'approbation des comptes (soit, le jour de l'AG), nous nous retrouvions sans syndic et obligés par le TGI de prendre un administrateur.... La non-présentation est-elle une solution? Que se passerait-il alors? Quelles autres solutions s'offrent à nous?

REPONSE

L’obstruction constitue une faute qui engage potentiellement la responsabilité du syndic devant les tribunaux.
Mais il y a mieux à faire.
 
Pour contrer ce type de pratique abusive, la jurisprudence admet de longue date une solution de contournement : l’élection in extremis d’un syndic bénévole.
Voici le scenario type :
L’Assemblée refuse de reconduire le syndic sortant dans son mandat
Elle propose immédiatement l’élection d’un syndic bénévole, désigné parmi les copropriétaires (généralement, le président du Conseil syndical, ou toute autre bonne âme qui se dévoue) – nota : c’est au président de séance (qui ne peut être le syndic) qu’échoit la tâche de mener les débats pour imposer ce nouveau vote au syndic souvent réticent.
L’élection a lieu. Ce point n’est pas à l’ordre du jour, mais se trouvera validé par les tribunaux en cas d’attaque en annulation.
Parfois le syndic sortant, vexé, refuse de consigner le vote au PV et congédie les copropriétaires.
Dans ce cas, l’AG est tenue dans le premier lieu de rencontre disponible (ce que dans notre jargon nous appelons : les AG au café du coin) un secrétaire désigné pour la circonstance complète le PV sur papier libre (ou un coin de nappe) et entérine le vote du syndic bénévole.
Il ne reste plus qu’à transmettre ce PV de fortune au syndic pour diffusion, se faire remettre les archives (et la liste des copropriétaires) et convoquer une nouvelle AG qui désignera un nouveau syndic professionnel (qui en général, se charge d’aider le syndic bénévole dans cette étape clé de sa désignation).
Sans vouloir faire de publicité : se faire assister d’un avocat à cette occasion simplifie souvent considérablement les choses. La chose est possible en lui faisant délivrer un mandat de représentation par un copropriétaire. 
A défaut de faire tout ceci, il reste la période transitoire d’un administrateur provisoire. Ce n’est pas une fatalité, et cela peut s’avérer utile pour la récupération des archives, mais le coût est certes élevé.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.


Notre Syndic fait partie du groupe en quasi-faillite faisant l'objet d'une plainte d'une grande banque (déposée le 23.12.2009) pour la disparition de plusieurs centaines de millions d'euros et que plusieurs groupes se proposent de racheter
(IPE, etc.).

Lors de notre dernière et récente AGO et malgré l'absence de candidature d'un nouveau syndic, l'assemblée s'est fermement opposée (moins d'un tiers des voix recueillies) au renouvellement du contrat du syndic sous mandat (il faut les comprendre...).

Le syndic a alors invoqué l'article 25.1 et nous propose d'assurer l'intérim
jusqu'à la date d'une AG extraordinaire qu'il se propose de réunir dans les 3 mois pour choisir un nouveau syndic.

 

De plus, sachant que des provisions sont ou seront disponibles pour assurer le fonctionnement de la Copropriété durant cet intérim (bilan positif, provisions spéciales, versement réguliers des copropriétaires), certains copropriétaires ont décidé de ne pas payer, de différer ou de fragmenter le paiement des appels de fonds reçus.

Cet intérim est-il réglementaire ?

On ne saurait parler de règlement.
Si la copropriété refuse de se doter d'un nouveau syndic elle s'en retrouve dépourvue, et il est alors nécessaire de recourir:
- soit à un syndic bénévole, mais uniquement en cours d'AG
- soit à un syndic judiciaire, qui sera désigné par le tribunal à la demande de tout intéressé sur le fondement de l'art. 46 du décret de 1967, ce qui implique un coût certain pour la copropriété.

Aucune de ces solutions n'est vraiment bonne, et implique de procéder à une recherche préalable de syndic remplaçant. Dans l'attente, une vacation est un pis-aller acceptable et la proposition du syndic, réaliste.


Que doit indiquer exactement le PV de l'AG eu égard au changement de syndic ?

Ce qu'ont décidé les copropriétaires, ni plus ni moins.


Quel est le rôle du syndic durant l'intérim ?

Administrer la copropriété et réunir une nouvelle AG pour désigner un nouveau syndic, si l'on se fie à l'intitulé de la question. La copropriété évitera ainsi la transition judidiciaire.


Quid des honoraires du syndic intérimaire sans mandat ?

En théorie, il devrait s'agir de son dernier contrat annuel approuvé, au prorata temporis, moins les frais fixes de convocation.


Que penser de l'attitude des copropriétaires qui veulent utiliser les fonds actuellement disponibles pour payer les charges ?

Tout dépend de la configuration de l'immeuble et des travaux à entreprendre pour sa conservation.

S'il est dégradé, il n'est pas prudent de dilapider les fonds de réserve.



Quelle doit être l'action du conseil syndical régulièrement élu lors de cette dernière AG pour gérer au mieux les intérêts du Syndicat ?

Prendre en compte les intérêts à long terme de l'immeuble et non ceux des bailleurs non occupants, car plus l'on diffère les travaux d'entretien plus ils sont importants.

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Les mandats de représentation (ou "pouvoirs" dans le langage courant) sont régis par l'art. 22 de la loi de 1965.


Ils ne peuvent être utilisés par les personnes n'ayant pas le droit de présider l'assemblée (syndic, administrateur, notamment).


On peut donc leur adresser son mandat, mais ils doivent le redistribuer.

 

Il n'est pas question d'évoquer ici une jurisprudence pléthorique sur le sujet, mais on peut dire qu'en règle générale il est recommandé d'adresser son mandat de vote à un copropriétaire précis, avec des directives précises concernant chaque point mis au vote (quitte à voter "abstention" si l'on n'a pas d'idée sur une question).


Ceci afin d'éviter :
- que votre voix soit utilisée au profit d'une majorité qui chercherait à faire prévaloir ses seuls intérêts
- que votre voix soit utilisée pour voter à votre détriment, ou contre vos intérêts

Nota: les pouvoirs en blanc sont désormais considérés comme nuls par la jurisprudence : vous DEVEZ désigner quelqu'un parmi les autres copropriétaires, mais l'on admet des appellations génériques comme "le président de l'assemblée".

Je le répète: soyez aussi précis que possible, afin d'éviter tout conflit ultérieur.

Le traitement judiciaire des détournements et des abus de pouvoirs est un contentieux délicat, mais qui peut aboutir à l'annulation de l'assemblée dans son ensemble, et met en jeu la responsabilité professionnelle du syndic.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.


Il est toujours périlleux, en cas de circonstance non prévue par le législateur, d'anticiper la décision d'une juridiction souveraine.


Les mentions de l'art. 17 al. 2 du décret de 1967 qui sert ici de référence, s'attache surtout aux mentions à porter sur le procès-verbal, à savoir les noms et tantièmes des opposants et abstentionnistes.

La jurisprudence en a déduit l'interdiction de procéder à un vote à bulletin secret, ce qui ne découlait nullement d'évidence ; mais il était manifestement voulu que chacun puisse connaître le résultat du vote à peu près au moment où il était émis (dans les grands ensembles, il prend parfois plusieurs minutes d'opérer le calcul), d'où la prééminence accordée à l'oralité.

Dans de telles conditions, le système que vous exposez peut être légal ou illégal.
- il serait illégal si nul n'est informé de la teneur du vote du copropriétaire au moment où il vote
- il serait légal si le copropriétaire indique oralement la teneur de son vote, au moment où celui-ci est enregistré

Bien entendu, pour éviter toute contestation il conviendrait qu'un représentant du syndic présente la machine, et que lui et le copropriétaire s'assurent simultanément de la correspondance entre le vote annoncé et le vote enregistré. Ainsi, tout le monde saura qui vote quoi.

Moyennant cette précaution de forme, ce type de comptabilisation ne peut qu'être bénéfique, en évitant les erreurs de comptage qui engendrent tant de contentieux.

 


Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Non ; si un syndic sortant n’est pas réélu il ne peut plus légalement gérer le syndicat.

Peu importe que le syndicat se retrouve sans syndic. La situation n’est pas impossible, mais elle est contraignante. Pendant longtemps il n’était plus possible de gérer légalement la copropriété si un administrateur judiciaire n’était pas demandé au Tribunal par voie de requête (procédure de l’art.47 du décret de 1967). Cette démarche nécessitait le recours à un avocat, et engendrait des frais.

 

La pratique avait donc vu certaines assemblées se tenir à l’initiative de certains copropriétaires (souvent le président du conseil syndical) qui convoquaient eux-mêmes l’assemblée quand un nouveau syndic était pressenti. La solution était plus économique mais illicite, et tout intéressé pouvait faire annuler l’assemblée litigieuse de manière automatique.

Les copropriétés « agitées » se trouvaient donc dans une situation instable.

La pratique et la jurisprudence ont donc admis un autre mécanisme en cas de non-réélection du syndic sortant : bien que sa candidature ne soit pas à l’ordre du jour, on admet que l’assemblée désigne immédiatement l’un des copropriétaires (qu’il soit ou non président du conseil syndical) en qualité de syndic bénévole.

En règle générale ce syndic bénévole improvisé n’aura pas vocation à administrer l’entièreté de la copropriété (qui peut constituer une charge lourde) mais il pourra en toute légalité convoquer la prochaine AG en vue de désigner un nouveau syndic professionnel.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Une assemblée étant une réunion privée, les copropriétaires peuvent refuser la présence d'une personne qui n'y a pas été invitée, ou n'a pas de mandat de représentation d'un copropriétaire.

 


Donc un syndic ne peut imposer de personnel surnuméraire par rapport à son représentant, et encore moins facturer leur présence (à moins qu'une assemblée précédente n'ait approuvé ce type de manœuvre, ou qu'une clause fort bien camouflée ne figure dans le contrat de syndic, points à vérifier préalablement avant toute action en répétition de l'indu).

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

 

Si vous êtes président du Conseil syndical, vous pouvez convoquer vous-même l’AG après mise en demeure de 8 jours demeurée infructueuse.

Si vous représentez ou agissez avec 25% des copropriétaires, il faut saisir le tribunal de grande instance de votre immeuble par voie de référé.

Si vous n’êtes pas dans ce cas, vous pouvez également saisir le tribunal de grande instance sur le fondement de l’art. 49 du décret en vue de voir désigner un administrateur provisoire qui, lui, convoquera l’AG (carence du syndic).

Enfin, il y a le référé simple devant le tribunal d’instance de votre immeuble, mettant en demeure le syndic de convoquer l’assemblée générale sous astreinte.

 

Si vous souhaitez éviter une procédure, passez par une sommation d’huissier. C’est moins onéreux, mais cela n’a aucune conséquence juridique en soi.

L’injonction de faire peut être tentée, si le contrat de syndic fait référence à l’échéancier de tenue des AG.

Voilà, pour faire un bref résumé. Pour toutes ces actions le recours à un avocat n’est pas toujours obligatoire, mais il va sans dire qu’il est grandement conseillé afin d’éviter les déboutés.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Rappelons qu’il est impératif d’adresser une demande d’additif à l’ordre du jour avant l’émission de la convocation. La loi ne précise pas de délai, et par conséquent on peut conjecturer que le minimum sera que la demande parvienne au syndic la veille de l’émission de la convocation. Dans le cas présent, la demande était donc bien parvenue en temps utile. Soulignons que la plupart du temps, les syndics se contentent de rajouter une ligne dans leur fichier déjà prêt, et de faire figurer le courrier de la demande d’additif en annexe.

Pour conférer une date certaine à l’envoi il y a plusieurs méthodes :

-          Le dépôt en main propre contre récépissé

-          L’envoi en courrier recommandé (comme en l’espèce)

-          L’envoi par huissier (coûteux mais solennel).

Si le syndic « omet » malencontreusement de faire figurer l’additif à l’ordre du jour, la question ne peut plus être débattue. Le principe reste constant, il faut que tout un chacun soit, au moment de la réception de la convocation, tenu informé de l’exacte teneur des débats afin de savoir s’il doit ou non y participer.

 

De même, aucun envoi ou rectificatif supplémentaire n’est possible, à moins de se situer dans le respect du délai de 3 semaines minimum avant la date de l’AG. Mais là, tout dépend de la bonne volonté coopérative du syndic…

S’il est trop tard pour rajouter la question, seule en théorie la candidature du syndic pourra être débattue. Mais la jurisprudence a autorisé une manœuvre de parade : il suffit à l’un des copropriétaires de présenter sa candidature comme syndic bénévole, concurremment à celle du syndic professionnel. L’assemblée vote contre l’ancien syndic, et en faveur du syndic bénévole.

En général, le syndic démis de ses fonctions quitte la salle, et abandonne le secrétariat. Il convient de se préparer à reprendre la plume et à terminer l’assemblée, en annotant les votes sur une convocation par exemple. Un ou plusieurs copropriétaires dévoués se chargeront de diffuser le PV et le nouveau syndic bénévole recevra de l’ancien les fonds et les archives (penser à ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat).

Que se passe-t-il ensuite ?

Le nouveau syndic bénévole, soit administre la copropriété, soit convoque immédiatement une nouvelle AG en vue de désigner le futur (autre) syndic. Nota : il n’est pas impératif d’avoir reçu archives et fonds pour procéder à la nouvelle convocation (cela peut prendre jusqu’à deux mois). Celle-ci peut être émise dès la tenue de l’assemblée précédente.

Le syndic bénévole n’aura ainsi à prendre en charge l’immeuble que pour une période de temps relativement courte.

Que se passe-t-il si l’on n’élit pas de syndic bénévole, et si l’ancien syndic n’est pas réélu ?

La copropriété se retrouve en vacance de gestion, et l’ancien syndic la fera placer sous administration judiciaire (art. 47 du décret du 17 mars 1967). L’administrateur provisoire convoquera une nouvelle assemblée aux fins de désigner un nouveau syndic conventionnel.

Exactement ce qu’aurait fait un syndic bénévole, mais 2.000 ou 3.000 € plus cher…

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Oui, à moins qu'une assemblée précédente ou le règlement de copropriété n'en aient décidé autrement.

Rappelons que le président du conseil syndical, ou un groupe de copropriétaires représentant 25% des tantièmes du syndicat peuvent mettre en demeure le syndic de convoquer une assemblée ; en utilisant ces procédures il est possible d'assortir la mise en demeure d'un calendrier de tenue.


Mais le législateur a donné la priorité aux syndics pour qu'ils organisent leur agenda.

Ce qui n'est pas illogique, compte tenu des contraintes que représentent la gestion de plusieurs immeubles avec un personnel limité.

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.