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Contrat syndic

Je suis la présidente de notre copropriété et malheureusement, le syndic que nous avons actuellement a un réel problème de gestion et de communication avec notre copropriété et la mène à sa perte.
N'ayant jamais fait une mise en demeure, voudriez-vous m'aider, s'il vous plaît?

REPONSE

Les impératifs serrés de gestion d’un cabinet professionnel laissent parfois trop peu de temps pour un dialogue avec des copropriétaires peu rompus à la gestion immobilière (c’est un métier).
D’un autre côté, certains abus sont commis, consistant à gérer de manière autonome sans informer les copropriétaires de quoi que ce soit.

Entre efficacité pratique et contrôle des risques d’abus, le législateur a organisé les choses à la manière d’un compromis.
Il est prévu que le syndic, en tant que mandataire, rende compte aux copropriétaires de sa gestion. Non pas à tout moment, mais au minimum une fois par an, lors de la tenue de l’assemblée générale.
 
Pour le conseil syndical, les choses sont différentes, et organisées par le nouvel article 21 de la loi de 1965 (modifié par la loi du 6 août 2015).
Le premier alinéa est resté identique dans sa philosophe : Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

Mais les modalités du contrôle ont été renforcées. Aux termes des alinéas 6 et 7 :
Il [le conseil syndical] peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
Le conseil syndical reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.


Ces deux alinéas se répètent un peu l’un l’autre, le dernier ayant la portée la plus générale qui soit. Ils consacrent en tout cas le principe que rien ne peut (ni ne doit) être caché par le Syndic au Conseil syndical, qui est érigé en véritable organe de contre pouvoir.
 
Une mise en demeure se rapportant aux difficultés que vous évoquez pourrait donc prendre la tournure suivante :
« Mme, M.
En ma qualité de présidente du Conseil Syndical de la copropriété du… et en vertu des pouvoirs qui me sont conférés par les alinéas 6 et 7 de l’art. 21 de la loi du 10 juillet 1965, je vous mets en demeure de :
Me communiquer tel justificatif
Me rendre compte de l’exécution de telle tâche
Me communique tel compte copropriétaire ou général
Etc. [détailler avec précision, bien entendu, le motif et la teneur des informations sollicitées]Faute par vous de déférer sous huitaine, le Conseil syndical recourra aux services d’un Avocat et votre mandat sera proposé pour non renouvellement à la prochaine assemblée générale de l’immeuble ».
 
Dans les cas complexes ou en cas de grande pluralité de renseignements à demander, je vous recommande de faire assister préventivement le Conseil syndical par un avocat (il en a la possibilité aux termes de l’art. 27 du décret du 17 mars 1967).
Pour satisfaire les copropriétaires les textes organisant le pouvoir du conseil syndical ont été renforcés, mais pour satisfaire les syndics les sanctions attachées à ces textes n’ont pas été définies.
La mise en œuvre de vos pouvoirs tiendra donc grandement du pouvoir de persuasion de l’avocat qu’aura choisi le Conseil syndical…

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.
Une AG s'est tenue le 15 juin , pour révoquer le syndic FARCOT qui depuis janvier 2015 n'avait pas convoqué d'AG son contrat arrivant à échéance le 30 Juin 2016 , vote pour Proxiges mais à ce jour le contrat et le PV n'ont pas été signés , on vient de se rendre compte que Proxiges est loin d'être correct , que pouvons nous faire , convoquer une nouvelle AG pour choisir un autre syndic ? 


REPONSE


Le syndic Farcot ayant convoqué l’AG dans le périmètre de son mandat, celle-ci s’est valablement tenue.
Il lui est laissé par la loi 2 mois pour expédier le PV, et un mois pour transmettre les documents de gestion courante au nouveau syndic..
L’absence de signature sur le contrat constitue une formalité, dont les conséquences de l’absence n’ont pas encore été, à ma connaissance, tranchée par la jurisprudence.

Sur le plan du principe, il ne fait aucun doute que l’AG a entendu confier la gestion de votre immeuble à Proxiges.
Ce dernier peut donc commencer à exercer ses fonctions.
 
Quid si vous ne signez pas son contrat ?

Vous pourrez, dès lors, lui opposer l’absence de convention, et le droit de ne pas verser sa rémunération.
En contrepartie de quoi, lui, se verra en droit de ne pas travailler pour vous.

 Nous aboutirons ainsi au blocage de votre copropriété, qui ne pourra se voir lever qu’à condition que le président du conseil syndical convoque lui-même l’AG (dans les formes imposées par l’art. 8 du décret de 1967 ; s’il ne peut pas le faire (il n’a pas la liste de tous les copropriétaires, p. ex.) il faudra nécessairement recourir à la désignation d’un administrateur provisoire par le Tribunal de Grande Instance (les formalités sont exposées ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2643).

La procédure est onéreuse et complexe. Cette solution n’est donc sans doute pas pertinente.

 La plus simple des solutions est qu’après une étude soignée de la concurrence et choix du syndic successeur, le président du Conseil syndical demande au syndic de convoquer une nouvelle AG, dont le seul ordre du jour sera le changement de syndic. La loi impose un minimum d’une AG par an, mais aucune limite supérieure. La copropriété peut tenir autant d’AG qu’elle le souhaite.


Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.
Extrait page 6 de notre dernier procès verbal d'assemblé générale en date du 17 mars 2016.
Il est écrit: "La société Dionysienne de Copropriétés ... ayant son siège ... représenté par Thierry MICHEL titulaire de la carte gestion immobilière n° 06-1097, délivrée par la Préfecture ...."

Nous avons alors demandé de voir cette carte professionnelle n° 06-1097 au nom de Thierry MICHEL.
Le document carte n° 06-1097 et garantie financière ont été présenté au nom d'Eric BACLET.
La majorité des courriers et documents de ce syndic sont signés par Thierry Michel, qui agit comme un gérant, anime des Assemblée Générales dans les copropriétés. Dès lors, il est très surprenant que la carte professionnelle ne soit pas à son nom.
Il s'agit d'un gérance en paille.
Est un motif pour révoquer le mandat en cours? Abus de confiance ?

REPONSE

Un mandat de syndic est un mandat « ad nutum », ce qui signifie que l’assemblée peut y mettre fin à tout moment et pour tous motifs (à la limite : la couleur des yeux…).
La simple limite posée par la jurisprudence est qu’il ne soit pas mis fin à ce mandat de manière dolosive, c’est-à-dire de manière à faire du tort.
 
En l’espèce, le fait que la gestion de l’immeuble soit confiée à une personne n’étant pas titulaire d’une carte professionnelle suffit à légitimer une perte de confiance, et par suite une révocation de mandat.


Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.
 
SYNDIC DEFAILLANT : nous avons un contrat avec notre syndic  depuis le 4 novembre 2014, qui prend fin le 31 mars 2016. Depuis plusieurs mois, notre syndic  ne répond plus à aucun de nos appels. Les numéros donnés pour communiquer avec eux ne répondent plus (répondeur automatique ou plus attribué). Nous découvrons par ailleurs que plusieurs factures importantes restent impayées: eau, électricité, interphone et facture des travaux de ravalement (plus de 30.000€)... alors même que nos chèques d'appels de charge et d'appels de fonds ont été encaissés jusque récemment.
 
Ce syndic va cesser son activité au premier semestre 2016... Ce qui laisse présager d'une possible escroquerie de leur part.

Dans cette perspective, nous aurions besoin d'informations et de conseils sur les risques que nous avons, les démarches et procédures à effectuer pour s'assurer de récupérer la gestion de notre copropriété, les fonds que nous avons payés à ce syndic etc...


 Il s’agit là d’un cas de syndic en fin d’activité.Il faut rétablir la gestion, en la confiant à un nouveau syndic. 2 solutions :
La plus simple : tenir une AG, convoquée par le président du CS après mise en demeure infructueuse au syndic, et élire un syndic que l’on aura préalablement choisi.
Saisir le Tribunal de Grande Instance en référé, sur le fondement de l’art. 49 du décret de 67, ainsi libellé :Article 49 En savoir plus sur cet article...
Modifié par DÉCRET n°2015-999 du 17 août 2015 - art. 6Sous réserve des dispositions des articles 8 et 50 du présent décret, dans les cas d'empêchement ou de carence du syndic visés au V de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic en fonction peut être assigné par tout intéressé devant le président du tribunal de grande instance statuant en matière de référé en vue de la désignation d'un administrateur provisoire de la copropriété.
L'ordonnance fixe la durée de la mission de l'administrateur provisoire, sauf si cette ordonnance la limite expressément à un ou plusieurs objets ; la mission ainsi confiée est celle qui est définie par l'article 18 de la loi susvisée du 10 juillet 1965 et par le présent décret.
Sauf s'il y a urgence à faire procéder à l'exécution de certains travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble et au fonctionnement des services d'équipement commun ou de travaux prescrits par un arrêté de police administrative relatif à la sécurité ou la salubrité publique, la demande ne sera recevable que s'il est justifié d'une mise en demeure adressée au syndic et demeurée infructueuse pendant plus de huit jours.
Comment choisir entre les 2 solutions ?
Tout dépend du fait de savoir si le syndic « s’accroche » à son poste, ou non. La seconde solution est à réserver aux cas difficiles.
 
Quid des fonds du syndicat ?
Si l’ancien syndic ferme boutique en laissant un « trou » dans la trésorerie du syndicat, le nouveau syndic agira en restitution des archives afin de restaurer autant que faire se peut l’ancienne comptabilité, et établira une déclaration de sinistre auprès de la caisse de garantie du syndic disparu.
 
Dans les cas extrêmes ou pour des sommes importantes, j’agis au pénal, ou je demande une expertise sur l’ancienne gestion. »

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Ceci est en théorie possible mais en pratique rarissime. Le conseil syndical n’est investi par la loi d’aucun pouvoir statutaire, d’où en résulte une quasi-absence de responsabilité. Les affaires sont jugées au cas par cas et concernent surtout les cas de détournement de fonds ou d’abus avérés de pouvoir.

De manière générale il faut se souvenir que le fonctionnement du conseil syndical est libre. Autant le mécanisme des assemblées est contraignant, autant celui du conseil est souple, car les copropriétaires sont supposés agir dans le sens de leur propre intérêt.

 

Il arrive toutefois que le conseil syndical représente une minorité, qui parvient toutefois à s’assurer la majorité des votes, au moyen notamment des absences et des abstentions.

Quand ce pouvoir est combiné à la complaisance du syndic, il représente une force très difficile à casser.

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Aux termes de l’article 9 du décret du 17 mars 1967, la convocation est adressée 21 jours avant la tenue de l’assemblée.

L’article 10 précise : « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante ».

Par conséquent, aucun additif n’est plus recevable, une fois la convocation envoyée. Et le syndic n’est tenu par aucun texte de reporter l’assemblée déjà convoquée.

 

Que faire dans ce cas, si l’on souhaite malgré tout démettre le syndic de ses fonctions ?

La réponse est simple : il suffit de ne pas reconduire le syndic dans ses fonctions.

Bien sûr il n’est plus possible de faire procéder à l’élection d’un concurrent.

Mais la jurisprudence a validé une solution alternative : il est admis que l’assemblée n’élise pas l’ancien syndic, et élise pour le remplacer l’un des copropriétaires en qualité de syndic bénévole.

Il s’agit du seul syndic dont l’élection soit admise sans communication du contrat au préalable, puisque par définition son mandat est bénévole.

Dans la pratique il s’agira d’un copropriétaire qui se dévouera, et aura surtout pour tâche de se faire communiquer la feuille de présence et de convoquer une nouvelle assemblée générale, une fois le futur syndic conventionnel déterminé.

Cette manœuvre simple permet d’éviter le recours (coûteux) à un administrateur judiciaire.

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Il en est du syndic comme de tout prestataire : ses prestations se doivent d’être mentionnées en clair et exhaustif (ce qui exclut les termes génériques) des contrats soumis pour approbation aux copropriétaires.

Mais aucune réglementation n’impose de plancher ou de plafond, quelle que soit la durée du mandat.

En revanche, aucune augmentation ne peut intervenir qui n’ait été prévue au contrat. Le principe est la transparence, et l’assemblée doit avoir voté le budget qu’elle souhaite en toute connaissance de cause.

Il convient de lire attentivement le contrat annexé à la convocation avant de l’avaliser en assemblée.

 

Toute clause du contrat autorisant le syndic à l’augmenter comme bon lui semble serait réputée nulle par un tribunal, compte tenu de la jurisprudence en vigueur sur les clauses abusives.

Le contrat peut, en revanche, prévoir de manière licite une indexation du montant des honoraires sur un indice officiel en rapport avec l’immobilier, comme par exemple le plus ancien, celui du coût de la construction. D’autres taux plus techniques peuvent toutefois être proposés, et là encore il conviendra de vérifier si ces taux ne sont pas trop élevés. On trouve la totalité des taux officiels sur Internet et sur le site de l’Insee.

Ne pas hésiter à négocier en assemblée un ajustement de la rémunération du syndic, si vous l’estimez potentiellement lésionnaire ; en gardant toutefois à l’esprit que le syndic est une personne qui travaille pour vous et qu’il est de votre intérêt que votre immeuble soit bien géré. Or un immeuble réticent à rémunérer décemment ses prestataires ne sera pas motivant pour eux.

Bon à savoir : les syndics « trichent » rarement sur le montant principal de leur contrat (ce serait trop voyant). Alors certains syndics peu scrupuleux vont laisser dériver les frais accessoires (heures de vacation, frais d’affranchissement, de photocopie) lors des convocations aux AG, par exemple. D’autres vont faire payer les frais de tenue de conseil syndical en leurs locaux (frais récemment réputés de gestion courante par les tribunaux, donc non soumise à honoraires supplémentaires), d’autres vont facturer au détail les déplacements ou les démarches administratives, etc.

Une tendance hélas assez en vogue : certains syndics, s’appuyant sur l’ambiguïté de l’art. 10-1 dans sa dernière rédaction, qui met à la charge du copropriétaire débiteur les frais nécessaires au recouvrement de ses charges, s’empressent d’adresser relances sur relances, prennent des frais de « transmission de dossier à avocat » et imputent parfois directement au copropriétaire débiteur les frais dudit avocat, ce qui amène parfois des augmentations considérables de charges.

Ces pratiques sont toujours sanctionnées par les tribunaux, mais y mettre fin peut être long et couteux, et certains syndics tablent sur la réticence des copropriétaires à saisir la justice ; et de fait, il est parfois difficile de discerner la gestion « musclée » de l’abus de procédure.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Rectifions une confusion fréquente. Il y a deux formes de garantie :

1.       La garantie décennale, qui découle du droit commun

2.       La garantie dommage-ouvrage, qui est couverte par une assurance spécifique, dont la souscription est obligatoire pour les gros travaux en copropriété.

Quelle différence entre ces deux garanties ?

 

La garantie décennale prémunit la copropriété contre les malfaçons affectant les travaux et les ouvrages ; c’est le prestataire ayant procédé aux travaux qui est tenu à cette garantie.

En revanche, il arrive que les entrepreneurs ou les entreprises en bâtiment mettent la clé sous la porte pendant la période de garantie. Le cas est fréquent dans le bâtiment pour les sociétés de taille petite voire moyenne, s’accompagnant le plus souvent de retards de paiement importants.

Si un prestataire défaille, le client se retrouve le plus souvent dépourvu de garantie (toute entreprise en bâtiment doit en théorie souscrire une assurance professionnelle couvrant sa garantie décennale, mais en cas d’impayés sur les primes, l’assureur pourra refuser toute couverture).

Pour couvrir cet aléa, la solution consiste pour le syndicat à souscrire de son côté une assurance spécifique. Tel est l’objet de la dommage ouvrage.

En cas de sinistre il suffira à la copropriété de s’adresser à son assureur, qui financera les travaux et fera son affaire de se retourner ensuite vers les responsables du sinistre.

Attention toutefois, une assurance dommage-ouvrage (DO) n’est obligatoire que si les travaux portent sur le gros œuvre (charpente, murs porteurs). De simples travaux de peinture sont exonérés de cette obligation. De plus, la DO ne prend en charge que les malfaçons affectant la solidité de l’immeuble.

Par conséquent, pour un ravalement le syndic doit :

  • En cas de ravalement superficiel, demander au(x) prestataire(s) pressenti(s) une attestation d’assurance, laquelle indiquera au syndicat contre qui se tourner en cas de sinistre
  • En cas de ravalement important, portant également sur des éléments du gros œuvre, souscrire une assurance dommage-ouvrage.

L’absence de tout ou partie de ces démarches de la part du syndic relève de la faute professionnelle et engage de ce chef sa responsabilité.

Tel semble bien être le cas au vu de la question posée.

Que faire ?

Tout d’abord, prendre conscience qu’en l’absence de toute assurance le syndicat perd toute garantie.

A minima, le syndic doit prendre contact avec le liquidateur pour l’interroger sur les coordonnées de l’assureur qui couvrait les travaux.

S’il s’avère que la société n’est couverte par aucune assurance (cas fréquent), le syndic sera potentiellement responsable en cas de sinistre.

Par conséquent :

  • Si aucun sinistre n’intervient pendant 10 ans, il n’y a pas lieu de faire quoique ce soit (hormis rechercher la présence d’un éventuel assureur)
  • Si un sinistre survient, demander (ou contraindre) le syndic a faire jouer sa propre garantie
  • Si le syndic a lui-même disparu, la copropriété se trouve dépourvue de tout recours et devra assumer seule les frais de la réparation.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

« la théorie est : oui. Un administrateur de l’art. 47 du décret de 1967 est nécessaire (ce texte prévoit expressément le cas où la copropriété est dépourvue de syndic).

Seul inconvénient de cette procédure : son coût.

Compter :

-          Env. 750 € HT pour la requête qui doit être déposée par un avocat.

 

-          Env. 1.500 € pour la rémunération de l’administrateur, qui sera réglée par la copropriété.

-          En pratique, les frais d’avocat sont réintégrés dans les charges générales et remboursés au copropriétaire.

Pour éviter ces coûts, la pratique procède de manière informelle. Voici comment procéder :

-          S’accorder entre voisins.

-          Tenir une assemblée générale, par définition informelle. Y désigner un syndic que l’on aura préalablement choisi.

-          Attendre l’expiration du délai de contestation de 2 mois suivant la diffusion du PV d’assemblée par courrier recommandé, à l’expiration duquel la nomination du syndic sera définitivement validée.

-          Cette méthode a l’avantage d’être gratuite, mais a l’inconvénient qu’en cas de contestation toutes les assemblées suivant la désignation « informelle » sont susceptibles d’annulation.

Par conséquent :

-          Suivre la seconde démarche en cas de copropriété paisible

-          Suivre la première dans tous les autres cas. »

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Question :

Le contrat de notre syndic se termine le 6 juillet 2011 . Notre syndic prétend que la date limite de l'envoi des convocations pour l'AG est fixée au 30 juin (dans les six mois après la clôture des comptes de l'exercice clos au 31 décembre 2010).

Notre syndic peut il convoquer une AG après l"expiration de son mandat?

Quelle est sa légitimité après l'expiration de son mandat?

Réponse :

En théorie, en effet, le syndic doit convoquer une AG dans les 6 mois de la clôture de l'exercice calendaire précédent. Autrement dit, avant le 30 juin. Ceci afin de limiter les abus de manipulation comptable (dépenses engagées sans approbation des comptes).

En l'espèce le contrat de syndic expire après cette date: il n'y a donc pas de difficulté à prévoir.

En revanche, le syndic ne pourrait plus valablement convoquer d'AG après le 6 juillet, date d'expiration de son mandat. La jurisprudence est intraitable sur ce point, et le recours à un administrateur judiciaire serait impératif.
Voilà pour la théorie.

En pratique, il arrive que des syndics convoquent une AG avec quelques jours, voire plusieurs mois de retard, que celle-ci se tienne et qu'un syndic (l'ancien ou un autre) soit réélu.

Cette AG est nulle, mais si elle ne fait pas l'objet d'une contestation judiciaire dans les 2 mois de la diffusion du PV, le vice est purgé et l'assemblée définitivement validée.

La pratique des tribunaux a ainsi assoupli la rigidité parfois excessive des textes.

 

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.