Il n'est pas de texte légal qui régisse les modalités de transmission des archives, mais on ne peut faire grief à un syndic professionnel qui a affaire à un syndic bénévole de s'entourer de précautions avant de se dessaisir d'archives.
Une copie certifiée conforme s'obtient gratuitement en mairie (vous vous présentez avec l'original et la copie, et l'officier d'état civil vous appose un tampon officiel).
Une lettre signée des copropriétaires n'a aucune valeur.
Seul un PV fait foi. Il n'y a pas de formalisme précis au sujet de ce dernier. Un ordre du jour annoté contenant la mention des votes, signé du président et des assesseurs suffit.
Veillez simplement (mais le risque viendrait davantage des copropriétaires) à faire figurer en fin du document les modalités de contestation contenues à l'art. 42 al. 3 de la loi de 1965 à savoir :
" Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale. Sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par l'assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu'à l'expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa."
Vous n'avez plus qu'à le faire certifier conforme en mairie et le tour est joué.
Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.
Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.
