Rappelons qu’il est impératif d’adresser une demande d’additif à l’ordre du jour avant l’émission de la convocation. La loi ne précise pas de délai, et par conséquent on peut conjecturer que le minimum sera que la demande parvienne au syndic la veille de l’émission de la convocation. Dans le cas présent, la demande était donc bien parvenue en temps utile. Soulignons que la plupart du temps, les syndics se contentent de rajouter une ligne dans leur fichier déjà prêt, et de faire figurer le courrier de la demande d’additif en annexe.
Pour conférer une date certaine à l’envoi il y a plusieurs méthodes :
– Le dépôt en main propre contre récépissé
– L’envoi en courrier recommandé (comme en l’espèce)
– L’envoi par huissier (coûteux mais solennel).
Si le syndic « omet » malencontreusement de faire figurer l’additif à l’ordre du jour, la question ne peut plus être débattue. Le principe reste constant, il faut que tout un chacun soit, au moment de la réception de la convocation, tenu informé de l’exacte teneur des débats afin de savoir s’il doit ou non y participer.
De même, aucun envoi ou rectificatif supplémentaire n’est possible, à moins de se situer dans le respect du délai de 3 semaines minimum avant la date de l’AG. Mais là, tout dépend de la bonne volonté coopérative du syndic…
S’il est trop tard pour rajouter la question, seule en théorie la candidature du syndic pourra être débattue. Mais la jurisprudence a autorisé une manœuvre de parade : il suffit à l’un des copropriétaires de présenter sa candidature comme syndic bénévole, concurremment à celle du syndic professionnel. L’assemblée vote contre l’ancien syndic, et en faveur du syndic bénévole.
En général, le syndic démis de ses fonctions quitte la salle, et abandonne le secrétariat. Il convient de se préparer à reprendre la plume et à terminer l’assemblée, en annotant les votes sur une convocation par exemple. Un ou plusieurs copropriétaires dévoués se chargeront de diffuser le PV et le nouveau syndic bénévole recevra de l’ancien les fonds et les archives (penser à ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat).
Que se passe-t-il ensuite ?
Le nouveau syndic bénévole, soit administre la copropriété, soit convoque immédiatement une nouvelle AG en vue de désigner le futur (autre) syndic. Nota : il n’est pas impératif d’avoir reçu archives et fonds pour procéder à la nouvelle convocation (cela peut prendre jusqu’à deux mois). Celle-ci peut être émise dès la tenue de l’assemblée précédente.
Le syndic bénévole n’aura ainsi à prendre en charge l’immeuble que pour une période de temps relativement courte.
Que se passe-t-il si l’on n’élit pas de syndic bénévole, et si l’ancien syndic n’est pas réélu ?
La copropriété se retrouve en vacance de gestion, et l’ancien syndic la fera placer sous administration judiciaire (art. 47 du décret du 17 mars 1967). L’administrateur provisoire convoquera une nouvelle assemblée aux fins de désigner un nouveau syndic conventionnel.
Exactement ce qu’aurait fait un syndic bénévole, mais 2.000 ou 3.000 € plus cher…
Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.
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