SYNDIC DEFAILLANT : nous avons un contrat avec notre syndic  depuis le 4 novembre 2014, qui prend fin le 31 mars 2016. Depuis plusieurs mois, notre syndic  ne répond plus à aucun de nos appels. Les numéros donnés pour communiquer avec eux ne répondent plus (répondeur automatique ou plus attribué). Nous découvrons par ailleurs que plusieurs factures importantes restent impayées: eau, électricité, interphone et facture des travaux de ravalement (plus de 30.000€)… alors même que nos chèques d'appels de charge et d'appels de fonds ont été encaissés jusque récemment.
 
Ce syndic va cesser son activité au premier semestre 2016… Ce qui laisse présager d'une possible escroquerie de leur part.

Dans cette perspective, nous aurions besoin d'informations et de conseils sur les risques que nous avons, les démarches et procédures à effectuer pour s'assurer de récupérer la gestion de notre copropriété, les fonds que nous avons payés à ce syndic etc…

 Il s’agit là d’un cas de syndic en fin d’activité.Il faut rétablir la gestion, en la confiant à un nouveau syndic. 2 solutions :
La plus simple : tenir une AG, convoquée par le président du CS après mise en demeure infructueuse au syndic, et élire un syndic que l’on aura préalablement choisi.
Saisir le Tribunal de Grande Instance en référé, sur le fondement de l’art. 49 du décret de 67, ainsi libellé :Article 49 En savoir plus sur cet article…
Modifié par DÉCRET n°2015-999 du 17 août 2015 – art. 6Sous réserve des dispositions des articles 8 et 50 du présent décret, dans les cas d'empêchement ou de carence du syndic visés au V de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic en fonction peut être assigné par tout intéressé devant le président du tribunal de grande instance statuant en matière de référé en vue de la désignation d'un administrateur provisoire de la copropriété.
L'ordonnance fixe la durée de la mission de l'administrateur provisoire, sauf si cette ordonnance la limite expressément à un ou plusieurs objets ; la mission ainsi confiée est celle qui est définie par l'article 18 de la loi susvisée du 10 juillet 1965 et par le présent décret.
Sauf s'il y a urgence à faire procéder à l'exécution de certains travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble et au fonctionnement des services d'équipement commun ou de travaux prescrits par un arrêté de police administrative relatif à la sécurité ou la salubrité publique, la demande ne sera recevable que s'il est justifié d'une mise en demeure adressée au syndic et demeurée infructueuse pendant plus de huit jours.
Comment choisir entre les 2 solutions ?
Tout dépend du fait de savoir si le syndic « s’accroche » à son poste, ou non. La seconde solution est à réserver aux cas difficiles.
 
Quid des fonds du syndicat ?
Si l’ancien syndic ferme boutique en laissant un « trou » dans la trésorerie du syndicat, le nouveau syndic agira en restitution des archives afin de restaurer autant que faire se peut l’ancienne comptabilité, et établira une déclaration de sinistre auprès de la caisse de garantie du syndic disparu.
 
Dans les cas extrêmes ou pour des sommes importantes, j’agis au pénal, ou je demande une expertise sur l’ancienne gestion. »

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Aux termes de l’article 9 du décret du 17 mars 1967, la convocation est adressée 21 jours avant la tenue de l’assemblée.

L’article 10 précise : « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante ».

Par conséquent, aucun additif n’est plus recevable, une fois la convocation envoyée. Et le syndic n’est tenu par aucun texte de reporter l’assemblée déjà convoquée.

Que faire dans ce cas, si l’on souhaite malgré tout démettre le syndic de ses fonctions ?

La réponse est simple : il suffit de ne pas reconduire le syndic dans ses fonctions.

Bien sûr il n’est plus possible de faire procéder à l’élection d’un concurrent.

Mais la jurisprudence a validé une solution alternative : il est admis que l’assemblée n’élise pas l’ancien syndic, et élise pour le remplacer l’un des copropriétaires en qualité de syndic bénévole.

Il s’agit du seul syndic dont l’élection soit admise sans communication du contrat au préalable, puisque par définition son mandat est bénévole.

Dans la pratique il s’agira d’un copropriétaire qui se dévouera, et aura surtout pour tâche de se faire communiquer la feuille de présence et de convoquer une nouvelle assemblée générale, une fois le futur syndic conventionnel déterminé.

Cette manœuvre simple permet d’éviter le recours (coûteux) à un administrateur judiciaire.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Aux termes de l’article 9 du décret du 17 mars 1967, la convocation est adressée 21 jours avant la tenue de l’assemblée.

L’article 10 précise : « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante ».

Par conséquent, aucun additif n’est plus recevable, une fois la convocation envoyée. Et le syndic n’est tenu par aucun texte de reporter l’assemblée déjà convoquée.

Que faire dans ce cas, si l’on souhaite malgré tout démettre le syndic de ses fonctions ?

La réponse est simple : il suffit de ne pas reconduire le syndic dans ses fonctions.

Bien sûr il n’est plus possible de faire procéder à l’élection d’un concurrent.

Mais la jurisprudence a validé une solution alternative : il est admis que l’assemblée n’élise pas l’ancien syndic, et élise pour le remplacer l’un des copropriétaires en qualité de syndic bénévole.

Il s’agit du seul syndic dont l’élection soit admise sans communication du contrat au préalable, puisque par définition son mandat est bénévole.

Dans la pratique il s’agira d’un copropriétaire qui se dévouera, et aura surtout pour tâche de se faire communiquer la feuille de présence et de convoquer une nouvelle assemblée générale, une fois le futur syndic conventionnel déterminé.

Cette manœuvre simple permet d’éviter le recours (coûteux) à un administrateur judiciaire.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Il en est du syndic comme de tout prestataire : ses prestations se doivent d’être mentionnées en clair et exhaustif (ce qui exclut les termes génériques) des contrats soumis pour approbation aux copropriétaires.

Mais aucune réglementation n’impose de plancher ou de plafond, quelle que soit la durée du mandat.

En revanche, aucune augmentation ne peut intervenir qui n’ait été prévue au contrat. Le principe est la transparence, et l’assemblée doit avoir voté le budget qu’elle souhaite en toute connaissance de cause.

Il convient de lire attentivement le contrat annexé à la convocation avant de l’avaliser en assemblée.

Toute clause du contrat autorisant le syndic à l’augmenter comme bon lui semble serait réputée nulle par un tribunal, compte tenu de la jurisprudence en vigueur sur les clauses abusives.

Le contrat peut, en revanche, prévoir de manière licite une indexation du montant des honoraires sur un indice officiel en rapport avec l’immobilier, comme par exemple le plus ancien, celui du coût de la construction. D’autres taux plus techniques peuvent toutefois être proposés, et là encore il conviendra de vérifier si ces taux ne sont pas trop élevés. On trouve la totalité des taux officiels sur Internet et sur le site de l’Insee.

Ne pas hésiter à négocier en assemblée un ajustement de la rémunération du syndic, si vous l’estimez potentiellement lésionnaire ; en gardant toutefois à l’esprit que le syndic est une personne qui travaille pour vous et qu’il est de votre intérêt que votre immeuble soit bien géré. Or un immeuble réticent à rémunérer décemment ses prestataires ne sera pas motivant pour eux.

Bon à savoir : les syndics « trichent » rarement sur le montant principal de leur contrat (ce serait trop voyant). Alors certains syndics peu scrupuleux vont laisser dériver les frais accessoires (heures de vacation, frais d’affranchissement, de photocopie) lors des convocations aux AG, par exemple. D’autres vont faire payer les frais de tenue de conseil syndical en leurs locaux (frais récemment réputés de gestion courante par les tribunaux, donc non soumise à honoraires supplémentaires), d’autres vont facturer au détail les déplacements ou les démarches administratives, etc.

Une tendance hélas assez en vogue : certains syndics, s’appuyant sur l’ambiguïté de l’art. 10-1 dans sa dernière rédaction, qui met à la charge du copropriétaire débiteur les frais nécessaires au recouvrement de ses charges, s’empressent d’adresser relances sur relances, prennent des frais de « transmission de dossier à avocat » et imputent parfois directement au copropriétaire débiteur les frais dudit avocat, ce qui amène parfois des augmentations considérables de charges.

Ces pratiques sont toujours sanctionnées par les tribunaux, mais y mettre fin peut être long et couteux, et certains syndics tablent sur la réticence des copropriétaires à saisir la justice ; et de fait, il est parfois difficile de discerner la gestion « musclée » de l’abus de procédure.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Rectifions une confusion fréquente. Il y a deux formes de garantie :

1.       La garantie décennale, qui découle du droit commun

2.       La garantie dommage-ouvrage, qui est couverte par une assurance spécifique, dont la souscription est obligatoire pour les gros travaux en copropriété.

Quelle différence entre ces deux garanties ?

La garantie décennale prémunit la copropriété contre les malfaçons affectant les travaux et les ouvrages ; c’est le prestataire ayant procédé aux travaux qui est tenu à cette garantie.

En revanche, il arrive que les entrepreneurs ou les entreprises en bâtiment mettent la clé sous la porte pendant la période de garantie. Le cas est fréquent dans le bâtiment pour les sociétés de taille petite voire moyenne, s’accompagnant le plus souvent de retards de paiement importants.

Si un prestataire défaille, le client se retrouve le plus souvent dépourvu de garantie (toute entreprise en bâtiment doit en théorie souscrire une assurance professionnelle couvrant sa garantie décennale, mais en cas d’impayés sur les primes, l’assureur pourra refuser toute couverture).

Pour couvrir cet aléa, la solution consiste pour le syndicat à souscrire de son côté une assurance spécifique. Tel est l’objet de la dommage ouvrage.

En cas de sinistre il suffira à la copropriété de s’adresser à son assureur, qui financera les travaux et fera son affaire de se retourner ensuite vers les responsables du sinistre.

Attention toutefois, une assurance dommage-ouvrage (DO) n’est obligatoire que si les travaux portent sur le gros œuvre (charpente, murs porteurs). De simples travaux de peinture sont exonérés de cette obligation. De plus, la DO ne prend en charge que les malfaçons affectant la solidité de l’immeuble.

Par conséquent, pour un ravalement le syndic doit :

• En cas de ravalement superficiel, demander au(x) prestataire(s) pressenti(s) une attestation d’assurance, laquelle indiquera au syndicat contre qui se tourner en cas de sinistre
• En cas de ravalement important, portant également sur des éléments du gros œuvre, souscrire une assurance dommage-ouvrage.

L’absence de tout ou partie de ces démarches de la part du syndic relève de la faute professionnelle et engage de ce chef sa responsabilité.

Tel semble bien être le cas au vu de la question posée.

Que faire ?

Tout d’abord, prendre conscience qu’en l’absence de toute assurance le syndicat perd toute garantie.

A minima, le syndic doit prendre contact avec le liquidateur pour l’interroger sur les coordonnées de l’assureur qui couvrait les travaux.

S’il s’avère que la société n’est couverte par aucune assurance (cas fréquent), le syndic sera potentiellement responsable en cas de sinistre.

Par conséquent :

• Si aucun sinistre n’intervient pendant 10 ans, il n’y a pas lieu de faire quoique ce soit (hormis rechercher la présence d’un éventuel assureur)
• Si un sinistre survient, demander (ou contraindre) le syndic a faire jouer sa propre garantie
• Si le syndic a lui-même disparu, la copropriété se trouve dépourvue de tout recours et devra assumer seule les frais de la réparation.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.