Notre dernière AGO aurait dû avoir lieu fin juin 2019.

Pour cause de remplacement urgent de chaudière, nous avons dû organiser en mai 2019, une AG extraordinaire au cours de laquelle nous avons pris une résolution de reporter l’AGO de 2019 à fin septembre 2019.

Fin juin, à notre demande, notre syndic a validé la date du 18 septembre pour l’organisation de cette AGO, puis en juillet et en août il a fait totalement la sourde oreille alors que nous lui avons envoyé différentes informations pour la préparation (résultat de nos réunions de travail du Conseil Syndical).

Mi-septembre il nous a accordé une réunion de travail pour la préparation de cette AGO mais :
– nous n’avons eu aucun projet d’ordre du jour, uniquement un document reprenant les points de passage obligatoires en AG
– nous n’avons pas eu non plus l’arrêté des comptes sur l’exercice 2018 demandé depuis le mois de juillet.

REPONSE

Pour la compréhension des lecteurs, vous écriviez le 9 décembre 2019, pour savoir si vous pouviez déclencher une assemblée générale pour l’année en cours, et obtenir communication des comptes arrêtés de l’exercice précédent, et si oui, comment.

Si à cette date le syndic n’a pas tenu d’AG, il se place en situation de carence.

Rappelons que :

• L’AG doit être tenu a minima une fois l’an (art. 7 du décret de 1967) ; par contre il n’y a pas de plafond.
• Elle est convoquée par le syndic, mais en cas de carence, elle peut valablement l’être par le président du conseil syndical dans les conditions fixées par l’art. 8 du décret de 1967 (demande à l’initiative soit du conseil, soit d’1/4 des copropriétaires en voix, mise en demeure préalable du syndic, établissement pas le demandeur de l’ordre du jour) ou par tout intéressé (en cas d’absence de conseil syndical – mais il faut saisir le tribunal par voie de requête).
• Le syndic est tenu d’y faire valider les comptes arrêtés de l’exercice précédent. Tout manquement de sa part engage sa responsabilité, notamment des dommages qui pourraient résulter de l’inopposabilité des comptes ainsi restés sans approbation, et du déséquilibre qui pourrait en résulter pour la trésorerie du syndicat.

Nota : votre cas de figure laisse à penser soit des difficultés de votre syndic avec son personnel, soit un problème structurel majeur. Ses explications n’ont de sens que sur le plan comptable, mais elles ne justifient en rien l’absence de tenue d’une AG et encore moins la validation des exercices comptables prévisionnels et passés.

À ce stade il est très raisonnablement prudent d’envisager dès à présent un changement de syndic, étant observé qu’il n’y a pas de raison majeure pour que la qualité de vos travaux soit impactée.

Si vous optez pour cette solution, prendre contact avec un syndic concurrent peut être une bonne idée, ne serait-ce que pour avoir une idée des tarifs de gestion. Ensuite, celui-ci devrait pouvoir vous expliquer comment organiser la transition.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l’avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Je suis présidente du conseil syndical de ma copropriété et ma question est la suivante :
nous avons reçu notre convocation pour l'assemblée générale qui se tiendra le 31 janvier 2017, le problème est que l'extrait de compte joint à celle ci n'est pas celui de notre copropriété.
Est ce un motif légal pour faire annuler et reconvoquer une nouvelle assemblée générale ?
Aussi, pouvons nous à cette occasion demander au syndic de joindre nouveau contrat de syndic afin de mettre un nouveau point à l'ordre du jour, celui du vote d'un changement de syndic étant donné que nous rencontrons de nombreux problème avec celui qui est en place actuellement ?

REPONSE

Aux termes de l’art. 11 § I-1 du décret du 17 mars 1967, l’état financier du syndicat des copropriétaires doit être notifié « au plus tard en même temps que l’ordre du jour ».
Par recoupement avec l’art. 13 du même décret, la jurisprudence en a déduit que l’irrégularité des notifications de ces documents entraîne la nullité des décisions prises par l’assemblée (depuis Cass. 15 janvier 1980, qui n’a pas varié…) peu important que les copropriétaires aient été informés par d’autres voies ou que l’absence de notification ne leur cause aucun préjudice (Cass. 3e civ. 14 janv. 1998 et s.).
Mais attention, cela ne signifie pas que l’AG toute entière serait nulle.
La jurisprudence précise en effet que ne sont annulées que les décisions impactées par la notification carentielle.
 
Donc, vous pourriez valablement délibérer sur les autres points à l’ordre du jour (ce qui peut être utile en cas d’urgence) à l’exception de ceux relatifs aux finances du syndicat.
Ces éléments sont toutefois suffisamment graves pour que l’assemblée soit ajournée.
Une timide jurisprudence (consacrée par la Cour de cassation mais plus ou moins suivie par les juridictions de premier degré) fait peser sur le syndic la responsabilité, et par conséquent les frais, d’une assemblée irrégulièrement convoquée.
 
Vous pouvez donc valablement, à mon sens, mettre en demeure le syndic d’ajourner l’assemblée générale ou, à sa convenance, en convoquer une seconde (extraordinaire) à ses frais, appelée à voter sur les questions financières (approbation des comptes n-1, vote du budget prévisionnel).
Dans les deux cas, annexez à votre demande une proposition du syndic concurrent que vous aurez préalablement choisi, pour additif à l’ordre du jour de l’assemblée, ordinaire ou extraordinaire, à convoquer.
 
Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Notre syndic a convoqué une AG sans consultation du Conseil Syndical.
Deux points principaux à l'OJ : l'approbation des comptes et le renouvellement de leur contrat.
Visiblement, sachant que nous ne sommes pas satisfaits d'eux, ils tentent un passage en force. Aucun autre contrat de syndic n'a donc pu être ajouté.
Quelles solutions s'offrent à nous s'ils refusent notre demande d'annulation? J'ai bien peur que si nous ne nous présentons pas (solution préconisée par un copropriétaire), leur contrat se terminant à la date de l'approbation des comptes (soit, le jour de l'AG), nous nous retrouvions sans syndic et obligés par le TGI de prendre un administrateur…. La non-présentation est-elle une solution? Que se passerait-il alors? Quelles autres solutions s'offrent à nous?

REPONSE

L’obstruction constitue une faute qui engage potentiellement la responsabilité du syndic devant les tribunaux.
Mais il y a mieux à faire.
 
Pour contrer ce type de pratique abusive, la jurisprudence admet de longue date une solution de contournement : l’élection in extremis d’un syndic bénévole.
Voici le scenario type :
L’Assemblée refuse de reconduire le syndic sortant dans son mandat
Elle propose immédiatement l’élection d’un syndic bénévole, désigné parmi les copropriétaires (généralement, le président du Conseil syndical, ou toute autre bonne âme qui se dévoue) – nota : c’est au président de séance (qui ne peut être le syndic) qu’échoit la tâche de mener les débats pour imposer ce nouveau vote au syndic souvent réticent.
L’élection a lieu. Ce point n’est pas à l’ordre du jour, mais se trouvera validé par les tribunaux en cas d’attaque en annulation.
Parfois le syndic sortant, vexé, refuse de consigner le vote au PV et congédie les copropriétaires.
Dans ce cas, l’AG est tenue dans le premier lieu de rencontre disponible (ce que dans notre jargon nous appelons : les AG au café du coin) un secrétaire désigné pour la circonstance complète le PV sur papier libre (ou un coin de nappe) et entérine le vote du syndic bénévole.
Il ne reste plus qu’à transmettre ce PV de fortune au syndic pour diffusion, se faire remettre les archives (et la liste des copropriétaires) et convoquer une nouvelle AG qui désignera un nouveau syndic professionnel (qui en général, se charge d’aider le syndic bénévole dans cette étape clé de sa désignation).
Sans vouloir faire de publicité : se faire assister d’un avocat à cette occasion simplifie souvent considérablement les choses. La chose est possible en lui faisant délivrer un mandat de représentation par un copropriétaire. 
A défaut de faire tout ceci, il reste la période transitoire d’un administrateur provisoire. Ce n’est pas une fatalité, et cela peut s’avérer utile pour la récupération des archives, mais le coût est certes élevé.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Notre Syndic fait partie du groupe en quasi-faillite faisant l'objet d'une plainte d'une grande banque (déposée le 23.12.2009) pour la disparition de plusieurs centaines de millions d'euros et que plusieurs groupes se proposent de racheter
(IPE, etc.).

Lors de notre dernière et récente AGO et malgré l'absence de candidature d'un nouveau syndic, l'assemblée s'est fermement opposée (moins d'un tiers des voix recueillies) au renouvellement du contrat du syndic sous mandat (il faut les comprendre…).

Le syndic a alors invoqué l'article 25.1 et nous propose d'assurer l'intérim
jusqu'à la date d'une AG extraordinaire qu'il se propose de réunir dans les 3 mois pour choisir un nouveau syndic.

De plus, sachant que des provisions sont ou seront disponibles pour assurer le fonctionnement de la Copropriété durant cet intérim (bilan positif, provisions spéciales, versement réguliers des copropriétaires), certains copropriétaires ont décidé de ne pas payer, de différer ou de fragmenter le paiement des appels de fonds reçus.

Cet intérim est-il réglementaire ?

On ne saurait parler de règlement.
Si la copropriété refuse de se doter d'un nouveau syndic elle s'en retrouve dépourvue, et il est alors nécessaire de recourir:
– soit à un syndic bénévole, mais uniquement en cours d'AG
– soit à un syndic judiciaire, qui sera désigné par le tribunal à la demande de tout intéressé sur le fondement de l'art. 46 du décret de 1967, ce qui implique un coût certain pour la copropriété.

Aucune de ces solutions n'est vraiment bonne, et implique de procéder à une recherche préalable de syndic remplaçant. Dans l'attente, une vacation est un pis-aller acceptable et la proposition du syndic, réaliste.

Que doit indiquer exactement le PV de l'AG eu égard au changement de syndic ?

Ce qu'ont décidé les copropriétaires, ni plus ni moins.

Quel est le rôle du syndic durant l'intérim ?

Administrer la copropriété et réunir une nouvelle AG pour désigner un nouveau syndic, si l'on se fie à l'intitulé de la question. La copropriété évitera ainsi la transition judidiciaire.

Quid des honoraires du syndic intérimaire sans mandat ?

En théorie, il devrait s'agir de son dernier contrat annuel approuvé, au prorata temporis, moins les frais fixes de convocation.

Que penser de l'attitude des copropriétaires qui veulent utiliser les fonds actuellement disponibles pour payer les charges ?

Tout dépend de la configuration de l'immeuble et des travaux à entreprendre pour sa conservation.

S'il est dégradé, il n'est pas prudent de dilapider les fonds de réserve.

Quelle doit être l'action du conseil syndical régulièrement élu lors de cette dernière AG pour gérer au mieux les intérêts du Syndicat ?

Prendre en compte les intérêts à long terme de l'immeuble et non ceux des bailleurs non occupants, car plus l'on diffère les travaux d'entretien plus ils sont importants.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.

Les mandats de représentation (ou "pouvoirs" dans le langage courant) sont régis par l'art. 22 de la loi de 1965.

Ils ne peuvent être utilisés par les personnes n'ayant pas le droit de présider l'assemblée (syndic, administrateur, notamment).

On peut donc leur adresser son mandat, mais ils doivent le redistribuer.

Il n'est pas question d'évoquer ici une jurisprudence pléthorique sur le sujet, mais on peut dire qu'en règle générale il est recommandé d'adresser son mandat de vote à un copropriétaire précis, avec des directives précises concernant chaque point mis au vote (quitte à voter "abstention" si l'on n'a pas d'idée sur une question).

Ceci afin d'éviter :
– que votre voix soit utilisée au profit d'une majorité qui chercherait à faire prévaloir ses seuls intérêts
– que votre voix soit utilisée pour voter à votre détriment, ou contre vos intérêts

Nota: les pouvoirs en blanc sont désormais considérés comme nuls par la jurisprudence : vous DEVEZ désigner quelqu'un parmi les autres copropriétaires, mais l'on admet des appellations génériques comme "le président de l'assemblée".

Je le répète: soyez aussi précis que possible, afin d'éviter tout conflit ultérieur.

Le traitement judiciaire des détournements et des abus de pouvoirs est un contentieux délicat, mais qui peut aboutir à l'annulation de l'assemblée dans son ensemble, et met en jeu la responsabilité professionnelle du syndic.

Réponse apportée par Maître Serge DIEBOLT.

Cette consultation est donnée à titre gracieux. Il ne doit en être tiré aucun droit ni titre définitif, l’internaute consultant étant seul responsable de l’énoncé de son problème, et l'avocat donnant un avis générique à titre indicatif, sans avoir consulté aucun document ni justificatif.